Va pasando el verano y nos encontramos en uno de los momentos hits del año: la 0 que hay a la vuelta en septiembre.
A partir de octubre los calendarios están a tope y junto con los meses de marzo, abril y mayo, en breve se dan cita algunos de los encuentros profesionales más importantes del año para la mayoría de los sectores.
Ahora estamos todos relajados, pero ¿qué ocurre a la vuelta de las vacaciones? Llegan los nervios porque acudir a una feria es muy caro y queremos ir con el mejor traje de gala. ¿Está ya el stand? ¿Vamos a ir con folletos? ¿Habrá azafatas? ¿Vamos a poner publicidad? ¿Qué vamos a regalar? ¿Has enviado las invitaciones a los clientes?
Non ti preoccupare porque llega el Capitán Quimera con su súper lista de tareas para que tengas todo en la feria bajo control.
Check list de tareas antes de ir a una Feria
- Contratación del espacio: contacto con la organización para reserva del espacio, contratación de mobiliario, suministros de electricidad, agua, almacenes, internet…
- Diseño de stand: definir la imagen corporativa con la que queremos acudir a la feria. Debemos informarnos bien con el organizador porque cada evento tiene sus propias normas. Por ello, hemos de conocer las limitaciones y posibilidades de diseño de stand que hay para luego proceder a dibujar el diseño de nuestro espacio y coordinarlo con la agencia de publicidad para que quede todo fetén.
- Azafatas: contactar con una agencia de azafatas en el caso de que queramos ir acompañados con algún profesional que nos ayude a ofrecer información o nuestro material corporativo. La imagen en estos sitios es muy importante.
- Materiales impresos para acudir a la feria: definir el material impreso con el que queremos vender nuestros productos y servicios: folletos, catálogos impresos, carpetas, tarjetas de presentación, dípticos, trípticos, revista, fichas,…
- Merchandising: una forma de captar la atención es con productos de merchandising originales. Abandona las típicas ideas de bolígrafos, panfletos y el último juguete de moda que ya has visto en otras ferias y acude con algo original que realmente te represente. El visitante se fijará en ti, te recordará y podrás ser noticia.
- Charlas o colaboraciones intraferia: muchos eventos cuentan con ciclos de mesas redondas, charlas… donde suele haber espacio para los expositores. Confirma con la Organización tus posibilidades de estar presente con tu know how dado que estas charlas otorgan prestigio y hace que puedas llegar a tu público objetivo de forma menos comercial y pudiendo exponer tus fortalezas.
- Comunicación con clientes existentes: no te olvides de comunicar a tu base de datos la presencia en la feria. Si puedes, envíales una invitación y comunícate de forma personal con los mejores clientes para que te acompañen en estos momentos. La afluencia de gente en tu stand atraerá a otros visitantes así que no desaproveches la oportunidad de tener una visita comercial in situ con tu actual cartera de clientes y refrescar la relación.
- Acciones de publicidad de captación: contratar vallas, cartelería gigante en la propia feria, anuncios en prensa y medios especializados, en el catálogo de expositores, publireportajes, campaña de publicidad en internet (banners, artículos, newsletters,…).
- Comunicación con medios de comunicación: notas de prensa en las principales revistas especializadas del sector, ya que permite promocionar de forma gratuita los productos de la empresa.
- Comunicación en web, blog, newsletters: informar en los canales corporativos de nuestra presencia en la feria. Hablamos de la web, blog, redes sociales, boletines, revista, newsletters…
15 días antes de la feria será importante comprobar
- Que todas las personas que acudís a la feria estáis coordinadas e informados de las acciones a llevar cada uno.
- Que el espacio en la feria cuenta con todos los suministros (que la conexión a internet no te dé ningún disgusto).
- Que el material se ha mandado a imprimir o ya lo tenemos.
- Que el merchandising llega a tiempo.
- Que han llegado bien las invitaciones a los clientes.
- Que tenemos fichas de contacto elaboradas para registrar correctamente los datos de todos los contactos.
Después de la feria, no olvidarnos de:
- Email post feria: agradeciendo la presencia o resumiendo nuestros hitos.
- Acciones comerciales de seguimiento con los contactos conseguidos.
Si te ha sido útil este listado y necesitas ayuda con alguno de los puntos, recuerda que en Capitán Quimera te ayudamos con la gestión de tu presencia en eventos y ferias. Solo tienes que decírnoslos y ¡acudiremos al rescate!
